A prefeita de Piripiri, Jôve Oliveira, e a secretária municipal do Trabalho, Assistência e Desenvolvimento Social, Maria Elaíne Melo Gomes, foram orientadas a adotar medidas para corrigir falhas no controle e na resposta às demandas encaminhadas à pasta. A recomendação foi expedida após a constatação de um volume expressivo de expedientes pendentes e de dificuldades administrativas no acompanhamento dos prazos.
O problema foi identificado durante um procedimento que acompanha a situação de uma pessoa idosa em condição de vulnerabilidade social. Para obter informações necessárias ao caso, foram encaminhadas diversas requisições à Secretaria Municipal do Trabalho, Assistência e Desenvolvimento Social, incluindo o pedido de elaboração de um relatório social.
As respostas, no entanto, não foram apresentadas dentro dos prazos estabelecidos. Durante uma audiência extrajudicial realizada em maio, ficou constatado que o atraso não estava restrito ao caso do idoso, mas fazia parte de um passivo maior de demandas que aguardavam retorno da secretaria.
A própria pasta informou que não dispõe atualmente de um sistema informatizado para gerenciar e monitorar os expedientes administrativos recebidos. A falta de uma ferramenta de controle dificulta a identificação dos responsáveis por cada demanda, o acompanhamento dos prazos e a verificação da situação atual dos pedidos.
A avaliação é de que a ausência de mecanismos adequados pode comprometer a eficiência administrativa, a continuidade dos serviços e o atendimento de pessoas que dependem das políticas públicas de assistência social. O atraso na produção de relatórios e documentos técnicos também pode prejudicar providências relacionadas à proteção de idosos e de outros moradores em situação de vulnerabilidade.
Entre as medidas recomendadas está a criação de um protocolo formal para registrar a entrada e a saída de documentos físicos e eletrônicos. O mecanismo deverá indicar a data de recebimento, o prazo para resposta, o servidor responsável e a situação de cada expediente.
A secretaria também deverá criar uma planilha, cadastro ou outra ferramenta de acompanhamento, além de designar formalmente um servidor ou setor responsável pelo controle das demandas e dos respectivos prazos. Outra orientação é a realização periódica de conferências para evitar o acúmulo de documentos sem resposta.
A gestão municipal terá ainda de levantar todas as requisições e demais expedientes pendentes, elaborar um plano para reduzir o passivo existente e definir um fluxo interno de tramitação. O objetivo é estabelecer com clareza as responsabilidades dos setores encarregados da produção de relatórios sociais e de outros documentos técnicos.
Também foi recomendada a implantação de um sistema eletrônico de gestão documental, como o Sistema Eletrônico de Informações, disponibilizado gratuitamente pelo Governo Federal, ou outra ferramenta capaz de garantir maior controle e rastreabilidade.
Jôve Oliveira e Maria Elaíne Melo Gomes terão 30 dias para informar se atenderão às orientações. Caso decidam não cumprir as medidas, deverão apresentar uma justificativa jurídica para a recusa.